Secrétaire (H/F) – Collectivité européenne d'Alsace – Guebwiller (68)

La Direction de l’Action Sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.

Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous apportez votre assistance, en termes de gestion administrative, aux membres de l’équipe.

A ce titre, vos principales missions sont:

• Effectuer l’accueil physique et téléphonique du public et des différents partenaires sur tout le territoire de l’Espace Solidarité : écoute, évaluation de la demande, information ou orientation vers les bons interlocuteurs ;
• Mettre à jour les différents tableaux de bord et échéanciers (gestion et attribution des rendez-vous) ;
• Effectuer divers travaux bureautiques : saisie informatique et mise en forme de rapports, de courriers et divers travaux des travailleurs médico-sociaux. Classement et archivage. Elaboration, tenue et classement des dossiers de service ;
• Tenir à jour les outils statistiques et de gestion : enregistrements statistiques des activités du CMS, tenue des agendas outlook ;
• Assurer la coordination de l’ensemble des informations au sein du pôle ;
• Réaliser la gestion matérielle du centre médico-social (fournitures…) ;
• Assurer, en l’absence de l’assistant au Chef de Service, la centralisation, le suivi et le traitement administratif des informations préoccupantes relatives à la protection de l’enfance, le cas échéant.

• Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat ;
• Maîtrise de l’outil informatique : bureautique en environnement Naïade et des logiciels Word, Excel, Outlook et Powerpoint ;
• Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
• Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper ;
• Qualités d’écoute et de communication ;
• Sens du travail en équipe ;
• Rigueur, méthode, capacité d’organisation ;
• Curiosité et discrétion professionnelle ;
• Grande résistance au stress ;
• Disponibilité.

• Poste ouvert au cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux ;
• Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou à défaut par voie contractuelle ;
• Poste à temps complet ;
• Déplacements à prévoir sur l’ensemble du Territoire ;
• Poste à pourvoir en contrat à durée déterminée d’un an ;
• Résidence administrative à Guebwiller.