SECRETAIRE / GESTIONNAIRE (F/H) – rhonealpes.fr – Clermont-Ferrand (63)

La direction des ressources humaines s’organise autour de 5 services et d’un directeur adjoint basé à Clermont-Ferrand.

Rattaché au responsable de l’unité paie carrière du service gestion du personnel et de l’insertion (SGPI), le poste de secrétaire / gestionnaire a pour mission d’assurer les travaux d’assistance administrative pour l’ensemble des services de la DRH basés à Clermont-Ferrand et contribuer aux activités exercées par les gestionnaires des unités du service SGPI.

Vos fonctions sont les suivantes :

Pour la DRH située à Clermont-Ferrand :

• Enregistrer le courrier et en assurer la distribution,
• Assurer le standard téléphonique et l’accueil physique,
• Prendre en charge des aspects administratifs et logistiques des réunions et des déplacements du directeur adjoint,
• Assurer un suivi quotidien des courriers entrants (Acropolis, tableau de suivi),
• Gestion des fournitures.

Pour le Service Gestion du Personnel et Insertion :

• Contribuer, en lien avec les gestionnaires du SGPI, à l’ensemble des activités exercées et notamment à la saisie des arrêts de travail, prise de rendez-vous auprès des praticiens, notifications des actes administratifs, tenue et mise à jour des dossiers individuels et du plan de classement informatique, …
• Contribuer au classement et à l’archivage des documents,
• Vérifier la mise en forme des courriers, documents et notes.

L’exercice de ces missions implique d’entretenir des relations quotidiennes avec une pluralité d’interlocuteurs (agents, encadrants, ensemble des services) et de contribuer à l’esprit d’équipe.

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de l’évolution de l’organigramme.

Compétences :

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

• Avoir une expérience dans le domaine du secrétariat
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook, powerpoint)
• Avoir une capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, et en ce sens contribuer à une bonne image de la direction
• Avoir des capacités d’organisation et d’adaptation
• Savoir travailler en équipe
• Avoir une bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe

SAVOIR-ETRE :

• Avoir le sens de la discrétion
• Avoir des qualités relationnelles
• Etre rigoureux, réactif
• Savoir se montrer disponible

Résidence administrative du poste : Clermont-Ferrand

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles 3-3.2 ou 3-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.