SECRETAIRE ENFANCE (H/F) – Grand Lyon Métropole – Caluire-et-Cuire (69)

Date de publication : 15/02/2021

La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au coeur de son action métropolitaine et met en oeuvre les politiques publiques sociales et médico-sociales sur l’ensemble de la Métropole de Lyon composée de 11 territoires dotés eux même de sites ancrés en proximité : les Maisons de la Métropole (MDM). En première ligne de la solidarité et au plus près des usagers, les MDM sont des lieux d’accueil et d’accompagnement dans les domaines de la protection de l’enfance, de la protection maternelle et infantile, du handicap, des personnes âgées, de l’insertion et de l’éducation. La secrétaire enfance garantie le suivi administratif des dispositifs relatifs à la mission enfance et assure le secrétariat des travailleurs sociaux de l’équipe enfance. Elle assure également l’accueil de la MDM.

Vos missions

• assurer un suivi administratif de 1er niveau : traitement du courrier du service enfance, enregistrer les courriers, trier, distribuer, assurer la reprographie, assurer la mise sous pli, assurer les envois ; traitement des parapheurs : centraliser les actes à mettre en parapheurs, faire les enregistrements, gérer le retour des parapheurs et assurer leur ventilation ; assurer la saisie de documents et/ou de données : assurer la dactylographie des rapports, courriers des travailleurs sociaux ; faire de la recherche d’informations relatives aux dossiers traités ; assurer le suivi de documents : vérifier les factures, les prises en charge établissements,
• gérer les plannings et les agendas de l’équipe enfance (travailleurs sociaux enfance) : tenir un ou des agenda(s) ; fixer un rendez-vous ; assurer le suivi des absences, des déplacements professionnels, des congés,
• classer et archiver : ranger les documents selon un ordre déterminé ; respecter les procédures d’archivages (délais de conservation, bordereaux de versement et ou de destruction),
• assurer un suivi logistique de 1er niveau : organiser des réunions et séances de travail ; en assurer la logistique ; assurer des réservations (salle, matériel, voitures) ; gérer l’approvisionnement en fournitures,
• accueillir (accueil MDM, accueil mission enfance) : assurer l’accueil physique, individuel ou de groupes ; assurer l’accueil téléphonique des usagers,
• renseigner, orienter : orienter, diriger ; apporter des renseignements sur le contenu des prestations fournies ; participer à des événements institutionnels et/ou de communication ; diffuser ou contribuer à la diffusion d’informations ou de documents de présentation (alimenter les présentoirs d’information et de communication, assurer l’affichage).

Vos connaissances et compétences

• diplôme de niveau V (CAP-BEP),
• capacité à gérer des conflits,
• capacité à s’adapter à son public,
• capacité à traiter des informations,
• capacité d’organisation,
• capacité rédactionnelle,
• connaissance et capacité de mettre en pratique la théorie, la réglementation, les techniques, les procédures en matière de : syntaxe et orthographe, dactylographie ; aide sociale à l’enfance,
• capacité à utiliser des logiciels bureautiques : internet, intranet, messagerie, Iodas,
• permis B souhaité.

Vos aptitudes et qualités

• capacité d’adaptation au changement,
• capacité de travail en équipe,
• esprit d’initiative,
• rigueur,
• sens de l’écoute.

Conditions de travail