SECRÉTAIRE DE DIRECTION – Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N. – Laxou (54)

AMPLITUDE HORAIRE

08 h 15 – 17 h 30 (roulement : 08 h 15 – 16 h15 / 09 h 00-17 h 30)
08 h 45 – 17 h 30 (en l’absence d’une secrétaire)
Décompte heures
(susceptibles de modification en fonction des besoins du service)
REPOS Fixes le week-end

EXPERIENCE / GRADE
FORMATION Secrétariat de Direction
BTS ou diplômes équivalents voire supérieur si contractuel

Missions :
Les deux secrétaires du secrétariat de direction fonctionnent en binôme et se suppléent dans leurs missions respectives en cas d’absences
Secrétariat de Direction

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas
• Saisie de diverses correspondances (courriers, comptes rendus etc…)
• Gestion de la messagerie de la direction
• Recherche des textes dans le journal officiel dans le cadre de la veille réglementaire selon le planning établi par la responsable des Affaires Générales
• Traitement et diffusion du courrier interne et externe à chaque direction fonctionnelle
• Mise à jour du sommaire du classement
• Classement des documents (informatique/papier)
• Suivi de la diffusion des notes et décisions
• Traçabilité et suivi des mails et courriers concernant le GHT 7 Sud Lorraine

Organisation des réunions

• Suivi de l’agenda et organisation des rendez-vous et des réunions pour les deux directeurs et la responsable des Affaires générales
• Préparation des dossiers des directeurs pour les réunions
• Organisation des déplacements des directeurs : commandes de billets, réservation d’hôtel…
• Gestion des frais de déplacements

Instances :
COMITE D’HYGIENE, DE SECURITE ET DES CONSITIONS DE TRAVAIL (CHSCT)
Missions liées à la gestion de l’instance CHSCT

• Préparation des ordres du jour
• Envoi des convocations par mails et par courriers
• Réception des bordereaux de présence
• Mise en forme des documents de présentation
• Envoi des documents de présentation
• Préparation et Organisation de la salle avant l’instance
• Commande des prestations de restauration (accueil café)
• Prises de notes durant l’instance
• Rangement de la salle après l’instance
• Rédaction de la synthèse du CHSCT et diffusion après validation

Missions liées au suivi et aux missions du CHSCT

• Elaboration des procédures et modes opératoires liés aux prérogatives du CHSTC
• Actualisation de la décision de composition de l’instance
• Suivi du tableau des préconisations CHSCT
• Suivi de l’élaboration et rédaction du rapport annuel du CHSCT

COMMISSION MEDICALE D’ETABLISSEMENT (suppléance de la secrétaire de CME)

• préparation des ordres du jour et convocations
• élaboration et envoi des rapports de présentation
• prise de notes en séance

Liste des missions non exhaustive amenées à évoluer suite à réorganisation
Qualités requises :

• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité des informations
• Savoir organiser, prioriser et respecter les échéances
• Méthode, rigueur, rapidité de compréhension et d’exécution
• Force de propositions et d’anticipation
• Esprit d’initiative
• Aisance à la communication
• Développer des aptitudes à être autonome dans son domaine d’activité
• Bonnes aptitudes à travailler en équipe

Connaissances :

• Connaissances en législation hospitalière
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point, Outlook etc…)
• Internet
• Bonnes pratiques rédactionnelles,
• Bonne connaissance des règles dactylographiques
• Parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire

Le profil de poste détaillé est adressé par mail sur demande.