Secrétaire d'accueil- Technicien qualifié – Fondation Massé Trévidy – Quimper (29)

Etablissements : DIAZ Hébergement et Atelier – Prévention spécialisée – Direction PE

Lieu d’exercice : QUIMPER

Type de contrat : CDI

Conv. Col. : CC 66

Durée de travail : 0.85

Salaire conventionnel : Coefficient 434

Poste à pourvoir le : Dès que possible

Candidature à déposer jusqu’au 16 avril 2021

MISSION

Sous la responsabilité de la directrice adjointe de Diaz et du Directeur de la Prévention spécialisée la/le secrétaire inscrit ses actions dans le cadre des principes fondamentaux du Projet d’Etablissement et dans celui des projets de service des diverses structures.

Elle/il assure le bon fonctionnement du service Diaz « hébergements et accompagnements diversifiés » et de l’Atelier et pour partie en fonction des besoins du Dispositif Protection de l’Enfance en réalisant les travaux liés au suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés. Elle/il complète le poste de secrétariat/comptable du service de prévention spécialisée notamment en assurant l’instruction et le suivi administratifs des dossiers en cours.

Pouvant représenter le premier interlocuteur lors des contacts téléphoniques avec les parents et les partenaires extérieurs ainsi qu’avec les jeunes et les personnels des différents services, elle/il doit donc faire preuve de bonnes capacités relationnelles et d’initiative, tout en veillant au strict respect de la discrétion professionnelle.

Les différentes missions visent à améliorer la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des publics accueillis

• Accueil téléphonique des usagers, des personnels des services et gestion du standard : Renseignements et orientation des usagers et personnes extérieures, réception des appels, prise de messages, et transmission des appels vers les différents interlocuteurs et services.
• Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général ; Transmission des informations utiles à l’activité des différents services.
• Réalisation du traitement de divers travaux de bureautique : Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports, synthèses…) tri, classement, transmission et archivage des documents.

Préparation des dossiers d’admission. Mise à jour des différentes parties constituant le dossier administratif des jeunes. Saisie de divers documents de suivi de situation des jeunes (note d’incident, synthèse, bilan, demande de DVH ).

Suivi de la plateforme Please : relevé, transmission et classement des documents transmis par le Conseil Départemental / Transmission des documents FMT sur please.

Mise à jour des données des activités des services (horaires, fiches horaires, effectifs, suivi administratif des appartements …).

Saisie et mise en forme des écrits émanant des différents services.

Traitement et gestion de documents administratifs et de fonctionnement des différents services.

Suivi des effectifs mensuels des états de présence

Elaboration de documents internes et externes en lien avec l’équipe de direction

• Gestion des ressources humaines des services : Saisie et mise en forme des contrats de travail. Suivi des arrêts de maladie, des accidents de travail. Suivi des Indemnités journalières (IJ ; AG2R). Suivi administratif des dossiers du personnel. Participation à l’organisation des élections IRP.
• Gestion administrative du parc immobilier et automobile : Tenue à jour les dossiers appartements (baux, travaux, préavis…), tenue à jour le liste des travaux de maintenance obligatoires (chaudières, sécurité incendie). Création des contrats assurance, électricité, gaz, eau, maintenance des chaudières pour les nouveaux logements. Transmission des informations nécessaires aux propriétaires, agences immobilières, CPHJ.
• Gestion des ressources bureautiques : Suivi des stocks de matériels et fournitures bureautiques courantes, réapprovisionnement, contacts avec les fournisseurs et suivi des commandes passées.
• Capacité à assurer un relais avec les partenaires des services couverts : Conseil Départemental (équipe ASE), la CPAM, L’AGRR, MAIF ASSURANCE, Etablissements scolaires et centres de formation, Sociétés de transport urbain et inter-urbain, Les propriétaires d’appartements, les agences immobilières, le CPHJ, la DDCS, Politique de la Ville, QBO, CCA, Quimperlé Communauté

Formation/Expérience :

• Bac pro Secrétariat, … (niveau IV exigé)
• Expérience souhaitée
• Connaissance du domaine social appréciée

Compétences/aptitudes requises :

• Autonomie dans le travail et organisation dans le travail
• Maîtrise de l’outil informatique (Office, Intranet, Internet) et du maniement de logiciel du temps de travail
• Bonnes qualités relationnelles
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’écoute
• Discrétion et discernement
• Prise d’initiative

Merci de bien vouloir adresser votre candidature (CV + lettre de motivation), à Madame Gwenn TALEC, Directrice de la protection de l’enfance

Nos emplois sont accessibles à toutes personnes reconnues travailleurs handicapés.