Secrétaire/Assistant (e) d'Entreprise (H/F) – Supplay – Tourcoing (59)

Description de l’entreprise :

« Acteur majeur dans le secteur de l’intérim et du recrutement, Supplay poursuit sa croissance en gardant une culture d’entreprise fondée sur le respect et l’exigence.

Chaque jour, nous concilions les attentes de nos clients à celles de nos collaborateurs intérimaires avec agilité et les accompagnons dans leurs recrutements.
Supplay, est la première entreprise de travail temporaire à être évaluée « exemplaire  » pour sa politique RSE 26000 par AFNOR certification. »

Description du poste :

Secrétariat classique :
Gestion des appels téléphoniques : filtrage et orientation
Traitement du courrier « arrivée » : enregistrement et diffusion
Traitement du courrier « départ » : frappe et mise en forme de documents
(courrier, note …..), affranchissement du courrier
Classement, archivage
Secrétariat technique :
Tenue des dossiers administratifs des affaires
Mise en place de caution bancaire : demande, levée des cautions
Etablissement des documents de sous-traitance (DC4, contrat de soustraitance…)
Constitution des dossiers d’appels d’offres (téléchargement dossier, ouverture
étude, établissement de la candidature et de l’offre, dépôt des offres…)
Prises de commande : suivi des notifications de marché, renseignement fichier
prise de commande
Réalisation de la facturation mensuelle en respectant une date de clôture,
enregistrement sur CHORUS, suivi des états rejets
Trésorerie : suivi des règlements
Recouvrement : relance en cas de défaut de paiement
Réalisation de commande d’approvisionnement fournisseur

Description du profil :

Bac Pro à Bac + 2 métier secrétaire ou Assistant (e) avec expérience de + d’1 an dans la fonction et connaissance des outils informatiques

Savoir faire
Capacité rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse
Méthode de classement et d’archivage
Maîtriser les outils bureautiques, connaissance des principaux logiciels
traitement de texte et tableur
Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
Capacité à élaborer, adapter et optimiser le planning de travail

Savoir être
Bonne présentation et expression orale
Sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
Capacité à prioriser les informations
Sens du contact et du service
Sens de la communication
Ponctualité, rigueur, dynamisme et discrétion