Formateur.trice "Secrétaire Assistant.e" F/H – AFPA – Roubaix (59)

Placé sous la responsabilité de son hiérarchique, le formateur :

Met en œuvre une pédagogie adaptée visant la professionnalisation et la qualification pour favoriser l’accès à l’emploi des bénéficiaires, et/ou leur adaptation aux évolutions de la profession en s’inscrivant dans une démarche de responsabilité sociale et professionnelle.

A ce titre, il :

• Anime des séances d’apprentissage,
• Conduit en autonomie des formations,
• Met en œuvre les prestations relevant de l’offre de services de certification des compétences acquises,
• Assure le bon fonctionnement du plateau technique sur lequel il évolue,
• S’inscrit dans un collectif de travail impliquant l’ensemble des acteurs concernés par l’accompagnement des bénéficiaires dans leurs projets d’acquisition de compétences, de qualification, d’insertion professionnelle et d’accès à l’emploi,
• Présente l’offre de services de l’AFPA aux entreprises avec lesquelles il est en relation, concourt à la détection des besoins clients et les signale à la fonction développement,
• Réalise le suivi des stagiaires dans son cadre de responsabilité et participe à l’approvisionnement logistique de son unité de production en exprimant ses besoins,
• Respecte le cadre économique des actions dans lesquelles il intervient, sans préjudice sur la qualité, en tenant compte des impératifs liés à la gestion des moyens.

Connaissances spécifiques :
Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités :

• Produire des documents professionnels courants
• Communiquer des informations par écrit
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
• Planifier et organiser les activités de l’équipe

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines :

• Assurer l’administration des achats et des ventes
• Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
• Assurer le suivi administratif courant du personnel

Compétences transversales :

• Appliquer les consignes et suivre les procédures en vigueur dans la structure
• Situer sa fonction au sein de l’organisation, s’adapter à son environnement et aux divers interlocuteurs
• Organiser son travail en fonction de la production demandée
• Organiser son environnement de travail et ses activités
• Assurer une veille technologique et s’adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication
• S’adapter à des situations et des interlocuteurs variés
• Contrôler la conformité des productions comptables

Connaissances Tous métiers de secrétariat :

• Organisation d’une entreprise (dans son environnement économique national, régional, local ; ses finalités, ses fonctions et leurs interrelations)
• Communication professionnelle, écrite et orale
• Méthodes de travail
• Conception et modification de procédures
• Procédures administratives Achats et Ventes et documents commerciaux
• Règles et usages concernant les principaux contrats (vente, transport et travail)
• Veille technique et recherche documentaire
• Outils bureautiques et TIC
• Logiciel de gestion commerciale

Conditions d’exercice :
Le formateur exerce son métier, en fonction des besoins diversifiés de l’AFPA, sur son lieu de rattachement géographique, à l’extérieur de celui-ci, en entreprise et sur d’autres sites de formation.

Exigences :

• Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire française.
• Maîtrise de la bureautique.
• Maîtrise des outils collaboratifs.

Titre(s) / diplôme(s) requis ou équivalence :
Formation par assimilation par expérience professionnelle, de niveau supérieur au(x) produit(s) pour le(s)quel(s) il ou elle est recruté.

Niveau III en assistante de direction ou dans une spécialité du métier.

ou

Niveau IV dans la spécialité du métier ou assimilation au niveau III par expérience professionnelle.

Expérience exigée : 5 ans minimum d’expérience professionnelle à un poste de secrétaire confirmée dans la spécialité du métier ou dans une organisation de production de biens ou de service dont 3 ans en tant que collaboratrice de direction.