Chef du service secrétariat général des Assemblées (H/F) – Conseil Départemental du Val d'Oise – Cergy-Pontoise (95)

• d’organiser, de piloter et de coordonner le processus décisionnel de l’Assemblée départementale et de la Commission permanente, ainsi que le travail des commissions thématiques et la préparation des réunions de la Conférence des Présidents
• d’assurer l’évolution des procédures et règlements, et de piloter les chantiers de modernisation de la gestion des Assemblées en lien avec la direction générale et les directions métier (optimisation du process, renforcement de la dématérialisation…)
• de gèrer les relations avec le contrôle de légalité et de sécuriser les procédures internes en lien avec la Direction des affaires juridiques.

1) Vous pilotez l’organisation du processus décisionnel des Assemblées

• Planification, via des calendriers annuels, des séances de l’Assemblée départementale (AD), de la Commission Permanente (CP) et de toutes les commissions préparatoires.
• Préparation des décisions politiques par le suivi de l’élaboration, l’édition et la communication des décisions des Assemblées :
• pilotage du circuit des visas des dossiers pour les AD et CP, en veillant au respect des échéances par les Directions ;
• supervision des rapports et projets de délibérations préparés par les Directions, de leur présentation à la signature de la Présidente du Conseil départemental, de la préparation des recueils, puis de leur envoi aux élus, aux Groupes, au Cabinet et à l’administration ;
• contrôle après les séances des délibérations des Assemblées et états de présence des Conseillers départementaux, ainsi que des comptes rendus des séances publiques.
• Assistance, conseil et accompagnement des services dans la rédaction des arrêtés et des délibérations pour les désignations des élus.
• Alimentation des tableaux des échanges lors de la préparation des CP et AD, et suivi des décisions à l’issue des réunions de Groupe.
• Mise à jour et optimisation des règlements et procédures, et pilotage des chantiers de modernisation du service (renforcement de la dématérialisation …).
• Liaisons avec le Service de la Préfecture chargé du contrôle de légalité via les télétransmissions des délibérations.

2) Vous pilotez l’organisation des séances publiques de l’AD, des séances de la CP et des réunions de diverses commissions préparatoires

• Organisation des séances d’installation de l’Assemblée départementale après les élections départementales.
• Mises à jour de l’annuaire des élus comprenant toutes les désignations.
• Organisation des travaux de la Commission du Règlement Intérieur, mise à jour de ce Règlement.
• Préparation des travaux des Assemblées : ordres du jour des commissions, dossiers de la Conférence des Présidents et des séances …
• Organisation matérielle des séances et réunions mensuelles des Conseillers départementaux (AD, CP, commissions …) et assistance, auprès d’eux, afin de garantir le bon exercice de leur mandat électif.

3) Vous assurez les activités liées à la gestion interne du service et à ses missions annexes

• Préparation du budget annuel du service, rédaction de rapports aux Assemblées et préparation du marché triennal de prestations pour la retranscription des séances.
• Préparation des subventions au bénéfice des « anciens combattants » pour la CP spéciale associations : instruction des demandes, suivi et rédaction de la note support aux subventions proposées à la CP.
• Préparation des subventions au bénéfice des syndicats : actualisation des critères, répartition et simulations le cas échéant.
• En lien avec la DSI, poursuite de la dématérialisation des process de gestion des Assemblées.
• Animation de groupes de travail et de formations internes à destination des utilisateurs de Gedelib et des rédacteurs de rapports aux Assemblées.

• Compétences rédactionnelles affirmées
• Gestion des priorités
• Aisance avec les outils informatiques
• Conduite de projets

Relationnel :

• Fortes aptitudes relationnelles et managériales
• Disponibilité
• Sens de la pédagogie
• Réactivité, gestion du stress, souplesse et adaptabilité
• Rigueur, discrétion
• Travail en transversalité

CONNAISSANCES :

• Bonne connaissance de l’institution départementale
• Connaissances juridiques et financières

Profil :

Bac + 5 en droit public
Expérience réussie dans une fonction similaire souhaitée

Ce poste est ouvert aux attachés territoriaux

Tous les postes du Conseil départemental du Val-d’Oise sont Handi-accessibles