Assistant(e)s administratifs séjours (H/F) – Ufcv – Nancy (54)

L’Ufcv est une Association de jeunesse et d’éducation populaire, reconnue d’utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

Description du poste

Contexte professionnel

Activité historique de l’Ufcv, les Vacances Enfants et Jeunes permettent chaque année de faire partir environ 8000 vacanciers. L’activité regroupe à la fois un service de commercialisation des séjours des adhérents de l’Ufcv, et un service de production de séjours. Les séjours en production directe viennent compléter les séjours des adhérents, de manière à avoir l’offre la plus large et la plus cohérente possible.

La gestion administrative de cette activité est organisée par une équipe basée à Nancy.

Finalité et Enjeux du Poste

Poste polyvalent devant permettre une permanence de l’accueil et le suivi administratif de l’activité, il vise à garantir la qualité globale des services administratifs à l’interne comme à l’externe.

Fonctions et responsabilités

Accueil des publics : téléphonique, mail et courrier essentiellement. Occasionnellement, accueil physique.

Missions de prospection, et relation avec les usagers :

• Renseigner et orienter les clients sur les séjours et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d’inscription
• Participer à l’envoi de mailings, catalogues, supports de prospection

Administration des ventes / inscriptions / adhésions :

• Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l’activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d’inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)
• Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

Administration des activités :

• Participer à l’organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs

Secrétariat général:

• Assurer le secrétariat d’un ou de plusieurs responsables

Liaisons principales (hors hiérarchie)

En externe :

• Avec la clientèle (conseil, information et inscription)
• Avec les différents organismes preneurs en charge
• Avec les collectivités

En interne :

• Responsables d’activités
• Equipes d’encadrement des séjours
• Les services supports (comptabilité et ressources humaines)

Profil recherché

FORMATION :

• Niveau BAC+2 type gestion administrative

EXPERIENCE :

• Expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)

COMPETENCES :

• Aisance dans l’utilisation de logiciels de base et métiers
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, internet

QUALITES :

• Rigueur et organisation
• Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation, esprit curieux
• Aisance relationnelle
• Sens du travail en équipe et du Service Client
• Capacité à traiter plusieurs dossiers à la fois

Date d’entrée souhaitée : entre le 15/04/2021 et le 01/05/2021

Rémunération indicative : Indice 255 de la CCNA, soit 1612€ BRUT/mois

8 postes sont à pourvoir, clôture des candidatures le 31/03/2021