Assistant administratif H/F – Seine Architecture – Le Havre (76)

Description de l’entreprise

Seine Architecture est le résultat de la réunion de 3 architectes aux parcours différents, permettant une association de moyens et de compétences dans le souci de répondre de la manière la plus juste et la plus adaptée aux différents types de missions proposées.

L’analyse du contexte, les exigences environnementales, la spécificité du programme de la mission et l’étude de la réglementation sont les bases invariantes de notre méthode de travail. Cette appréhension des contraintes de la mission nous offre l’assurance d’apporter une réponse juste dans la conception du projet.

Soucieuse de mener à bien ces projets, consciente de l’évolution perpétuelle des contraintes techniques du métier, et attachée à la cohérence du travail de la maîtrise d’œuvre, l’agence possède un réseau de partenaires fidèles afin d’allier son savoir-faire à des compétences spécialisées tout au long de l’étude des projets.

Pour conduire ces missions, Seine Architecture dispose d’une équipe permanente, composée de 3 architectes DPLG associés et d’une assistante administrative.

Description du poste

FICHE DE POSTE ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE

(Remplacement pour congé maternité)

Au sein de l’agence SEINE ARCHITECTURE, composée de 3 architectes DPLG, vous aurez comme missions d’assurer les diverses tâches administratives :

SUIVI DES CHANTIERS

– Mise à jour des tableaux de suivi de chantier

– Rédaction des certificats de paiements des entreprises en fin de mois

– Rédaction des bordereaux et courriers à destination des entreprises et des maîtrises d’ouvrage

– Contrôle des dossiers de sous-traitance, le cas échéant

– Dépôt et suivi des situations entreprises sur CHORUS PRO

SUIVI DE LA COMPTABILITE

– Elaboration et envoi des factures clients en fin de mois

– Suivi du tableau de facturation

– Relances clients

– Envoi des pièces comptables tous les mois pour la TVA (en lien avec notre cabinet comptable)

– Dépôt et suivi des factures clients sur CHORUS PRO

– Règlements des factures fournisseurs

APPELS D’OFFRES

– Veille des appels d’offre

– Participation à la rédaction des dossiers administratifs

– Constitution des équipes pour répondre aux appels d’offres

Secrétariat classique : téléphone, gestion du courrier et classement, commande de fournitures, …

Poste basée au Havre, 33 quai de Southampton, en présentiel, CDD temps partiel de 24h / semaine sur 3 jours.

Compétences exigées :

Expérience de 3 ans minimum sur un poste administratif

Bonne maîtrise de Word et Excel, des outils web / mails

Aisance relationnelle et rédactionnelle

Qualités requises :

Rigueur et organisation

Polyvalence

Autonomie

Discrétion et sens de la confidentialité

Durée du contrat : 3 mois

Nombre d’heures : 21 par semaine

Date limite de candidature : 23/04/2021

Date de début prévue : 04/05/2021

Type d’emploi : Temps partiel, CDD

Salaire : 12,50€ par heure

Horaires :

• Repos le Week-end
• Travail en journée

Mesures COVID-19:
Le poste de travail administratif dispose d’un espace de 40 m² et d’un wc dédié.
Des lingettes désinfectantes, du gel hydroalcoolique et des masques sont à disposition.

Expérience:

• Assistanat Administratif: 3 ans (Souhaité)
• assistant administratif H/F: 3 ans (Souhaité)

Langue:

• Anglais (Souhaité)

Missions relatives à la tenue de comptes:

• Notes de frais
• Se charger de la facturation
• Être en charge des achats

Télétravail:

• Non

Précautions contre le COVID-19:

• Équipement de protection individuel fourni ou requis