Assistant administratif H/F – Pays Voironnais – Voiron (38)

Administratif :
G érer l es instances : conférence des maires et conférence communautaire de la collectivité . Une instance par mois, réalisation de l’ordre du jour, mise à disposition de documents, préparation logistique de la salle, participation à la séance en soirée et prise de notes en direct. Réalisation d’un compte rendu exhaustif dans le temps imparti.

Participer au processus du C onseil communautaire : mise en page de documents, suivi de la signature des délibérations et envoi en préfecture (utilisation de logiciels métiers spécifiques), mise à disposition des documents sous divers supports. R éalisation du registre du conseil selon les normes requises. Assurer le suivi de ces documents jusqu’à leur reliure et leur dépôt aux archives.

Assurer la mise en place et le suivi du marché de fournitures administratives au sein de la collectivité en lien avec plusieurs services et fournisseurs.

D iverses missions de secrétariat nécessitant de la polyvalence (réalisation de bons de commande, de comptes rendus de réunion, mise en ligne de documents, etc).

Assurer le remplacement de la personne en charge du tri du courrier (pendant ses congés, formations, arrêts ; remplacement du lundi au vendredi en matinée) en fonction des spécificités des plis et des demandes des services.

A ssurer le remplacement de l’agent en charge du conseil communautaire si besoin : présence en séance, réalisation du compte rendu…

Communication interne :
Réaliser d es actions de communication interne notamment pour l’accueil des nouveaux arrivants (calage du planning, mise à jour des supports en lien avec les intervenants, invitation des participants, suivi de fichiers, installation logistique de la salle, participation effective aux séance s ).

Effectuer une v eille active sur l’outil intranet à destination des agents de la collectivité : mise en ligne d’informations pour faire vivre l’outil, lien avec les référents pour la mise à jour des pages, soutien technique ; être force de proposition pour améliorer l’outil.

Réalis er de s documents de communication interne (créativité, esprit de synthèse)

Particip er à d’autres actions de communication interne.

Formation supérieure BAC/BAC+2

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET RELATIONNELLES :

• Maîtrise de l’outil informatique (Libre Office, suite open office) l a connaissance des logiciels métiers : webdelib, iparapheur, docushare serait un plus
• Connaissance des collectivités territoriales et des marchés publics
• Très bonne qualité rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe
• Rapidité de compréhension et de traitement de l’information
• Bonnes qualités relationnelles
• Créativité
• Discrétion, sens du détail, précision, disponibilité.

Poste permanent à temps non complet 8 0 %

Statut : catégorie C de la Fonction Publique Territoriale, contractuel

Lieu de travail : Voiron

Date limite de dépôt des candidatures: 03/04/2021

Date de recrutement : au plus tôt