Assistant administratif et/ou financier (H/F) – Région Normandie – Caen (14)

La Direction des Bâtiments Régionaux (DBR) est une direction opérationnelle qui a en charge l’ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire, ainsi que la gestion du patrimoine dont elle est locataire.

Missions principales du service Exploitation et Maintenance :

• Assurer la maintenance du patrimoine bâti des Etablissements Locaux d’Enseignement (EPLE), la maintenance et l’exploitation des bâtiments hors EPLE, et la logistique interne à la Collectivité, hors événementielle, sur le site de Rouen et transversalement sur la totalité du territoire normand.

Missions principales du poste :

• Assurer la production administrative utile au bon fonctionnement du service
• Contribuer à l’exécution administrative et financière, dans le respect des procédures, des règlementations et des délais des différents dossiers
• Rédiger les documents et actes administratifs afférents à l’exécution de marché : ordre de service, courriers, bons de commande,…
• Assurer le recueil des pièces justificatives nécessaires à l’exécution budgétaire
• Contribuer à l’information des interlocuteurs internes et externes
• Participer et veiller au strict respect des procédures
• Mettre à jour les fiches des établissements et les tableaux de suivi
• S’intéresser à l’évolution du Code des Marchés Publics
• Etre en lien permanent avec les autres directions de la collectivité et notamment la Direction Administration des Ressources Humaines (DARH) et la Direction des Lycées Normands (DLN)
• Prendre en charge plus particulièrement les activités liées à l’action du Service Exploitation et Maintenance (SEM) du site de Caen en lien avec le SEM de Rouen
• Assurer le lien entre les Equipes Mobiles de Maintenance (E2M) et la RH en appui avec les Gestionnaires Techniques (GT) : déclaration d’accident, ordre de mission, frais etc.
• Participer à la permanence des activités de secrétariat en cas d’absence d’une ou d’autres assistantes administratives de la Direction

Activités attendues sur le poste :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’information des visiteurs, des partenaires et interlocuteurs internes ou externes
• Vérifier les devis, rédiger, engager, et assurer le suivi les bons de commande dans le cadre des marchés transversaux à bons de commande (travaux, fournitures, CSPS, Bureau de contrôle, …), notifier les procès verbaux et gérer tous les courriers afférents
• Assurer le suivi et l’exécution des marchés : émission des ordres de service, vérification des dossiers (de sous-traitance, des avenants, …) puis transmission au SPJMP (Service Patrimoine Juridique et Marchés Publics), gestion des procès verbaux de réception, … Pour les marchés inférieurs à 40 000 €HT : rédaction, engagement et notification de la proposition. Pour les marchés supérieurs à 40 000 €HT : engagement et rédaction des Ordres de service : démarrage des travaux, prolongation de délais, …et gestion des actes nécessaires à la réception des travaux concernés
• Participer à l’élaboration des documents types
• Assurer la gestion des factures ou des situations : recueil et contrôle des pièces justificatives, saisie et engagement sous Grand Angle, mettre à jour les fiches marchés liées aux activités du service sous Grand Angle
• Participer à la préparation budgétaire et à l’élaboration du bilan annuel du service
• Procéder au classement et archivage des dossiers
• Participer à la préparation des actes administratifs nécessaires pour les travaux d’aménagement, … telles que les demandes d’autorisation ou les déclarations à déposer auprès des services instructeurs

Toutes ces activités sont en lien avec les activités du SEM de Caen et le cas échéant le SMEL de Rouen

• Assurer l’interface des différents collaborateurs du service et gérer les agendas
• Organiser les réunions et les déplacements nécessaires et procèder à la réservation de salles
• Rédiger les compte-rendu des réunions hebdomadaires des Gestionnaires Techniques et ceux des différentes réunions du Chef de Service

Compétences techniques :

• Maîtriser des techniques de secrétariat
• Connaître l’organisation de la Collectivité et ses circuits administratifs
• Connaître les interlocuteurs internes et externes concernés par un dossier
• Etre sensibilisé au Code des Marchés Publics
• Etre autonome tant dans l’administratif que dans le bureautique : logiciel gestion de courrier (OSCAR)
• Connaître l’organisation des EPLE et les spécificités des structures hébergées dans les bâtiments hors EPLE
• Appliquer les procédures d’instruction des dossiers fixées par la Collectivité
• Respecter les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers
• Hiérarchiser les activités et les planifier en liaison avec les ATP et CM
• Utiliser les logiciels de traitement des données (WORD, EXCEL, …), et les logiciels spécifiques (OSCAR, GRAND ANGLE, …)
• Capacités rédactionnelles

Compétences relationnelles :

• Qualité relationnelle et travail en équipe
• Diplomatie
• Rigueur, méthodologie
• Organisation
• Adaptabilité
• Réactivité
• Capacité à prendre des initiatives
• Réelle curiosité au regard des évolutions réglementaires