ADJOINT ADMINISTRATIF 100% OU 80% MAS – Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N. – Laxou (54)

Un poste d’Adjoint Administratif est à pourvoir à 80% ou 100% sur la Maison d’Accueil Spécialisée. Missions : Accueil physique et téléphonique des personnes
o Analyse de la demande
o Réponse ou orientation vers l’interlocuteur pertinent
o Information des personnels des unités de l’arrivée des personnes pénétrant dans le service

Tenue des dossiers résidents :
o Constitution du dossier

o Suivi des coordonnées des familles, des mandataires judiciaires, des partenaires,

o Suivi des échéances et des notifications administratives (maintien MAS, AAH, Protection des majeurs, Protection sociale, Responsabilité civile, choix du médecin traitant) et lien avec les tuteurs familiaux ou mandataires judiciaires
o Suivi des mouvements en lien avec le service des admissions
o Rangement des courriers et résultats visés par le médecin en évitant les doublons
o Scan des courriers administratifs et médicaux entrant et sortant dans le dossier informatisé du résidant (ASCLEPIOS)
o Suivi des divers RV médicaux UMPS pour intégrer les observations de CIMAISE dans ASCLEPIOS
o Tri des dossiers et archivage interne périodique

o Archivage définitif en fin de prise en charge

Gestion du courrier y compris électronique
o Distribution/transmission
o Traçabilité
o Suivi de la messagerie « secrétariat mas »

Frappe, mise en forme et distribution de documents
o Courriers médicaux
o Saisie des antécédents médicaux des résidants en collaboration avec le médecin pour préparer les synthèses médicales
o Courriers administratifs
o Comptes rendus de réunions

Coordination et transmission de l’information

o Affichage des informations
o Mise à jour des tableaux d’affichage

Aide dans l’organisation du travail et à la bonne gestion des ressources

o Commande et réception des imprimés (CPAM, MDPH…),
o Commande et réception des consommables informatiques
o Commande de fournitures en lien avec le cadre de santé
o Application des protocoles et procédures et participation à leur évolution et mise à jour.

Contribution à la mise en œuvre du projet de service de la MAS et à son évolution
o Lecture des comptes rendus des réunions institutionnelles
o Participation aux groupes de réflexion
o Participation aux actions d’évaluation

• Secrétariat du directeur :

o Gestion des appels et prise de message
o Gestion de l’agenda partagé Outlook : demande de rendez-vous, réunion
o Organisation de réunion
o Préparation de dossiers en amont des réunions
o Assistance administrative (rédaction de courriers, de notes,…).

COMPETENCES REQUISES

 Etre organisé, savoir anticiper et respecter les échéances
 Respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion
 Faire preuve de capacités humaines et relationnelles
 Savoir travailler en équipe en lien avec les différents partenaires
 Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
 S’intéresser aux évolutions du secteur médico-social

SPECIFICITE DU SERVICE

– Etablissement médico- social géré par un établissement sanitaire

• Liens avec les différentes directions fonctionnelles du CPN