GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F/H) – Université de Rennes 1 – Rennes (35)

Intitulé du poste

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F/H)

Niveau de recrutement (Catégorie Fonction Publique – Corps)

Catégorie C – Adjoint technique/Adjoint administratif

Affectation (composante/service/unité)

ESIR – École Supérieure d’Ingénieurs de Rennes

Mission du service (composante/service/unité)

L’ESIR est une école d’ingénieurs interne à l’Université de Rennes 1 qui accueille près de 500 étudiants dont 130 en cycle ingénieur. Elle propose des formations qui couvrent divers domaines tels que les matériaux, l’informatique, l’ingénierie pour la santé… et délivre des diplômes d’ingénieur en formation initiale ou par alternance.

Le service administratif comprend 6 personnes qui assurent la gestion administrative et financière de l’école, la gestion administrative et pédagogique des enseignements et la réalisation des activités liées à la communication de l’école et aux relations avec les entreprises.

Mission du poste

Sous l’autorité de la responsable de la scolarité, et en collaboration avec les collègues de la scolarité et du secrétariat pédagogique, le(la) gestionnaire est chargé(e) de la gestion administrative et pédagogique d’une partie des formations de l’ESIR.

Activités principales

– Gérer les inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou apprentis (cycle préparatoire et/ou cycle ingénieur)

– Mettre à jour et à disposition des enseignants les listes d’étudiants (trombinoscopes, listes d’émargement…) et les fichiers de notes

– Préparer et participer aux réunions des jurys (récupération des notes, intégration des fichiers de notes dans l’outil de gestion, contrôler les calculs et éditer les PV aux membres des jurys…).

– Saisir des données dans l’outil de gestion (structure des enseignements, modalités de contrôle des connaissances, inscriptions administratives, pédagogiques…)

– Accueillir et informer les étudiants et personnels enseignants sur le domaine relevant de la scolarité et du secrétariat pédagogique

– Planifier, organiser et mettre à jour les enseignements dans l’application dédiée, en collaboration avec les équipes pédagogiques

– Gérer les conventions de stage et informer les étudiants sur les procédures relatives aux stages

– Participer aux campagnes de recrutement des étudiants et apprentis

– Informer les candidats sur les modalités et le calendrier des candidatures et sur le déroulement des études

– Participer à des manifestations destinées aux étudiants (Portes Ouvertes, salon des étudiants, remise des diplômes etc…)

Compétences recherchées (savoirs, savoir-faire, et savoir-être)

– Formation et/ou expérience en secrétariat ou en gestion administrative

– Connaissance de l’environnement de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

– Maîtrise des outils bureautiques et messagerie

– Pratique de logiciels et d’applications de gestion

– Sens de l’organisation

– Capacité à hiérarchiser et à gérer les priorités et organiser ses activités en fonction des calendriers

– Aptitude à mettre en œuvre des procédures et à appliquer la règlementation

– Sens de la communication et de la pédagogie

– Aptitude à travailler en équipe

– Sens relationnel

– Sens de la confidentialité

Modalités de recrutement

Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)

Lettre de motivation accompagnée d’un CV à envoyer au plus tard le 15 mars 2021 et exclusivement à l’adresse mail dédiée

Durée du contrat : 12 mois

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Avantages :

• Participation au Transport
• RTT

Horaires :

• Du Lundi au Vendredi
• Repos le Week-end
• Travail en journée