SECRETAIRE (F/H) – Université de Rennes 1 – Rennes (35)

Niveau de recrutement (Catégorie Fonction Publique – Corps)

Catégorie C ou B – Adjoint Technique/Adjoint administratif/Technicien/Secrétaire Administratif

Affectation (composante/service/unité)

Service Universitaire de Pédagogie et des TICE (SUPTICE)

Mission du service (composante/service/unité)

Le SUPTICE, service commun d’appui à l’enseignement de l’Université, a pour mission de soutenir les projets pédagogiques des enseignants et enseignants-chercheurs de l’établissement et de leur apporter une aide dans leur démarche d’évolution de leur pratique pédagogique. Il assure l’ensemble des prestations nécessaires à l’accompagnement des enseignants-chercheurs, enseignants et chercheurs dans le domaine de la pédagogie universitaire et à la mise en œuvre de dispositifs s’appuyant sur les TICE.

Mission du poste

Sous l’autorité de la responsable administrative, le/la secrétaire assure la tenue du secrétariat de la direction et participe à l’accompagnement des actions organisées dans le cadre des projets ainsi que la gestion administrative du service

Activités principales

– Assurer l’accueil physique et téléphonique du service

– Orienter et répondre aux demandes d’informations des interlocuteurs internes et externes

– Tenir l’agenda de la directrice, gérer et préparer ses réunions et ses rendez-vous

– Rédiger et mettre en forme des documents d’information, de communication

– Assurer la diffusion d’informations en interne et en externe

– Assurer la gestion et le suivi des absences et congés des personnels du service dans l’application dédiée

– Organiser les déplacements professionnels des membres du service (réservation des transports et hébergements, recueil des justificatifs des frais)

– Organiser des réunions, séminaires ou autres évènements (réservation de lieux, restauration et matériels, préparation et diffusion de documents, …)

– Alimenter et mettre à jour des bases de données

– Assurer un suivi logistique des matériels du service (stock des fournitures, réservation des équipements et des salles, …)

– Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, documents administratifs et techniques)

Compétences recherchées (savoirs, savoir-faire, et savoir-être)

– Formation initiale et/ou expérience en secrétariat ou en gestion administrative

– Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

– Maitrise des applicatifs numériques (_outils de travail collaboratif en ligne_, applications en ligne, recherche et publication de documents via internet)

– Pratique d’outils de communication numériques (mails, intranet) et de visioconférences et d’animation de réunion (Teams, Zoom, Gotomeeting, Klaxoon, …)

– Aisance rédactionnelle

– Capacité à organiser son travail en autonomie, à planifier son activité et à gérer des urgences

– Sens du relationnel et de l’écoute

– Rigueur et réactivité

– Goût du travail en équipe

– Aptitude à rendre compte de son activité

Modalités de recrutement

Contrat à Durée Déterminée d’un an

Durée du contrat : 12 mois

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Avantages :

• Participation au Transport
• RTT

Horaires :

• Du Lundi au Vendredi
• Repos le Week-end
• Travail en journée

Télétravail:

• Non