Secrétaire Direction H/F – Groupe DOMINO RH – Wattrelos (59)

DOMINO STAFF, branche spécialisée du groupe DOMINO dans le recrutement de profils tertiaires, recherche pour l’un de ses clients, association gestionnaire d’établissements sociaux, un(e) Secrétaire de Direction H/F.

VOTRE MISSION :

Conformément aux projets associatifs et de l’établissement/dispositif, placé sous l’autorité de la directrice et des chefs de service, Vous assurez une mission globale de secrétariat général en lien fonctionnel avec les services administratifs et généraux du dispositif et du siège

Les missions complémentaires suivantes vous seront confiées :

Assurer le Secrétariat Général et la gestion administrative des établissements

– Accueil physique et téléphonique

– Gestion et production administrative : Répondre aux sollicitations administratives des professionnels en interne et des interlocuteurs externes

– Rédiger des supports de communication

– Classer, archiver et assurer le suivi des pièces administratives nécessaires au fonctionnement de l’établissement

– Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers des usagers (dossier administratif, état de présence en vue de la facturation)

– Aider à la gestion administrative des dossiers des salariés (états de présence, demande de contrat, déclaration URSSAF, suivi des dossiers médecine du travail, fiche individuelle …)

– Participer à la complétude des rapports internes et externes

– S’assurer du bon suivi de la gestion des contrats de maintenance

– Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons,

– Aider dans la préparation de l’organisation des réunions

– Participer aux réunions institutionnelles

– Communiquer de manière systématique avec l’équipe pluridisciplinaire en partageant les informations nécessaires à l’accompagnement des personnes accueillies et au bon fonctionnement de l’activité avec respect et discrétion

–

VOTRE PROFIL :

– Diplôme en Administration Gestion ou Assistanat de direction (BTS support à l’action managériale, assistant de manager, assistant de direction…) et/ou Licence (organisation) exigé

– Expérience exigée en secrétariat

– Compétences en outils bureautiques, gestion administrative, normes rédactionnelles, méthode de classement, utilisation d’outils collaboratifs – conception de tableaux de bord

– Autonomie, responsabilité, rigueur, gestion des priorités

– Discrétion et confidentialité

– Aisance relationnelle et capacité rédactionnelle et de synthèse, orthographe

– Permis B en cours de validité obligatoire

Les conditions de la relation contractuelle :

– CDD soumis à la CCN du 15.03.1966 (remplacement congé maternité)

– Rémunération début de grille avec possibilité de reprise de l’ancienneté sous conditions conventionnelles

– Poste basé à Wattrelos ; des déplacements possibles pour rdv extérieurs / et sur les sites du dispositif – possibilité véhicule de service pour les déplacements rdv extérieurs

– Complémentaire santé obligatoire.

Durée du contrat : 5 mois

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Salaire : 1 400,00€ à 1 700,00€ par mois

Télétravail:

• Non

Précautions contre le COVID-19:

• Processus de recrutement à distance
• Protection en plastique sur les postes de travail
• Consignes de distanciation sociale
• Entretiens virtuels
• Procédures renforcées de désinfection et de nettoyage