Secrétaire h/f – AGENCE CULTURELLE GRAND EST – Sélestat (67)

L’Agence culturelle Grand Est recrute un.e secrétaire

L’Agence culturelle Grand Est accompagne par son expertise les collectivités publiques, créateurs, diffuseurs et associations dans les domaines de l’action publique territoriale, du spectacle vivant et du cinéma et image animée. Elle participe à la structuration de réseaux des acteurs culturels du territoire.

En ce sens, elle mène des actions pour le développement des filières dans les secteurs relevant de ses compétences : elle est ainsi aux côtés des professionnels de la culture à un moment d’émergence dans la construction de leur projet. Elle soutient la création d’œuvres, aide à la diffusion des projets artistiques et plus globalement contribue à la compréhension du secteur, de son fonctionnement, de ses évolutions et de ses acteurs sur le territoire régional, notamment par la conception et la mise à disposition de ressources pédagogiques. Ses tutelles sont la Région Grand Est, le Ministère de la culture (DRAC Grand Est) et la Collectivité européenne d’Alsace.

Localisation administrative et géographique du poste

Agence culturelle Grand Est, au siège, à Sélestat (67600)

Rattachement hiérarchique

Le poste est placé sous l’autorité de la directrice du Pôle Communication, ressources, culture et territoires et en partie sous la responsabilité de la cadre en charge des ressources fonctionnelles.

8 personnes composent ce Pôle.

Le poste est également en lien avec les services administration et gestion, pour des missions placées sous la responsabilité de l’assistante du Directeur Général et de la cheffe comptable.

Le cadre de la mission

Le poste joue un rôle essentiel dans le fonctionnement du pôle : entre la réception des appels, l’organisation de réunions, la rédaction des courriers, le classement des dossiers, les missions sont au cœur de l’activité quotidienne du pôle. Il est donc demandé à la fois disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations des interlocuteurs internes et externes. La maîtrise des outils de bureautiques et informatiques, le sens du relationnel et la maîtrise de la langue française (écrite et orale) sont fondamentaux dans l’exercice de la fonction.

Les principales activités

• Suivi du projet de la base de données.
• Secrétariat courant : téléphone, courriers, courriels.
• Gérer le planning du pôle.
• Planifier des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus.
• Trier et organiser le classement de documents et dossiers.
• Gérer la revue de presse quotidienne.
• Relire les documents de communication.

Activités en lien avec l’administration et la gestion

• Participer aux réunions de secrétaires.
• Participation, par roulement avec les autres secrétaires, aux tâches administratives pour l’ensemble des Pôles :

– accueil de l’Agence (physique et téléphonique) ;

– permanence ponctuelle en dehors des horaires d’ouverture de l’Agence ;

– constitution de dossiers communs aux secrétaires ;

– appui administratif au service comptabilité / gestion à raison d’une ½ journée par semaine.

Le poste peut être amené à intervenir administrativement dans le traitement de dossiers spécifiques et/ou à participer à des groupes de travail transversaux sur la base de missions qui seront alors précisées.

Les compétences et qualités requises

Le poste nécessite une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles.

• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe.
• Connaître et maîtriser l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), internet.
• Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale.
• Être capable de rédiger des documents.
• Savoir hiérarchiser et classer des documents.
• Savoir communiquer rapidement et efficacement.

Organisation et méthode, sont les premières qualités requises car les tâches sont nombreuses et ne peuvent être déléguées. La rigueur et l’autonomie sont les autres qualités utiles pour mener à bien les différentes attributions.

Étude et expérience professionnelle

• Niveau BTS secrétariat.
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans en entreprise.

Conditions d’emploi

• Un intérêt pour la culture serait un plus.
• Type de contrat : CDI.
• Poste à temps plein / 39 heures en annualisation du temps de travail.
• Prise de fonction : immédiate.

Modalités de candidatures

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser avant le jeudi 1er avril 2021 par courriel à Monsieur le Directeur général de l’Agence culturelle Grand Est

administration[at]culturegrandest.fr

Date limite de candidature : 01/04/2021

Type d’emploi : Temps plein, CDI

Avantages :

• Titre-restaurant

Horaires :

• Du Lundi au Vendredi
• Travail en journée

Télétravail:

• Non